Microsoft Access
Es
un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de
datos suele definirse como un conjunto de información relacionada,
organizada sistemáticamente, por ejemplo la guía telefónica, las fichas
de una biblioteca, una agenda con los datos de nuestros amigos, entre
otras.
Elementos de Una base de datos
Una base de datos está
formada básicamente por 4 elementos:
- Tablas,
- Consultas,
- Formularios e
- Informes
Tabla.
Las tablas son el componente básico o elemental de las
bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está
principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas
contienen datos sobre algo o alguien: datos personales de alumnos,
calificaciones, proveedores, clientes, libros en una biblioteca,
compras, ventas, entre otros. Las tablas son los cimientos de la base de datos,
si están mal estructuradas, nuestra base de datos será inconsistente y
no servirá.
En la terminología propia de las bases de datos hay tres
conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato.
- Un campo
es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a
los campos por su nombre.
- Un registro está formado por el conjunto de
información en particular.
- Un dato es la intersección entre un campo y
un registro.
Consultas.
Son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de
una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos
datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez
obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos
(esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección
genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en
el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se
vuelve a calcular).
Consultas de acción
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios
tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos
anexados y de creación de tablas.
Consultas específicas de SQL
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de
Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas
consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que
saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Formularios
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.
Informes
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos.
La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen
en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden
modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la
información y sacar totales por grupos.
En las siguientes entradas ire mostrando con algunas tareas realizadas la forma en que podemos explotar al máximo el Microsoft Access 2007.
